In 5 stappen naar een opruimde werkplek

Waar ik eerder op kantoor ervoor zorgde dat ik mijn werkplek netjes achterliet, doe ik dit nu thuis. En vreemd genoeg vind ik het thuis veel lastiger… Niemand heeft last van mijn boeltje, maar er komt ook niemand mijn spullen even aan kant maken. En opruimen is niet mijn hobby. Maar ja, ik presteer echt beter in een nette werkomgeving. Hoe komt dat eigenlijk? 

Er is onderzoek gedaan naar de invloed die een rommelige omgeving heeft op je stresslevel. Dat verband is er; een rommelige omgeving geeft stress. Maar wat het erger maakt: hoe meer stress je ervaart, hoe meer rommel je maakt. Het systeem houdt zichzelf in stand en verergert als je het niet doorbreekt. De voordelen van een opgeruimde werkplek zijn groot: je bent minder tijd kwijt met zoeken, je gebruikt je werkruimte beter, hebt meer focus (en dus betere prestaties!), je maakt minder fouten en ervaart meer rust. Tijd om aan de slag te gaan dus!

Aan de slag in 5 stappen

Wat heb je nodig:

• Een brievenbakje, een ordner of tijdschriftencassette, 4 L-mapjes en een prullenbak

Stap 1: begin met je bureau

Ruim je bureau helemaal op, laat alleen je computer en eventueel je printer staan. De rest van de spullen leg je even ergens anders neer en sorteer je per categorie, bijvoorbeeld de perforator en de plakbandhouder bij elkaar, alle pennen op een bergje en leg de boeken en tijdschriften op stapels. Al het ‘losse’ papierwerk leg je in het brievenbakje.

Stap 2: breng structuur in je papierwerk

Het makkelijkst is een systeem met vier categorieën:

• Actie: voor papieren waar je nog iets mee moet doen
• Afwachten: voor papieren waarvan je op reactie wacht, of waar pas later actie op nodig is
• Lezen: voor interessante informatie die je nog wil lezen
• Archief: voor alle informatie die in je archief moet terechtkomen.

Berg de papieren op in de L-mappen of maak gebruik van tijdschriftencassettes in de verschillende categorieën. Je hebt zo direct overzicht over de uit te voeren acties, lopende projecten en interessante informatie die zich eerder in je papieren stapel bevonden. 

Stap 3: minimaliseer

Wat je niet meer gebruikt of nodig hebt gooi je weg, hoe minder hoe beter. En zorg ervoor dat je een vaste plek vindt voor al je spullen. Houd hierbij rekening met A- en B-locaties, waarbij je de spullen die je dagelijks gebruikt dichtbij houdt en andere spullen wat verder weg opbergt. En nu er bijna niets meer op je bureau ligt, en het papierwerk grotendeels is opgeschoond, is het tijd je werkplek even schoon te maken. 

Stap 4: organiseer: geef het een vaste plek

Zorg voor een vaste plek voor je spullen. Houd hierbij rekening met A- en B-locaties, waarbij je de spullen die je dagelijks gebruikt dichtbij houdt en andere spullen wat verder weg opbergt.

Stap 5: zorg voor je systeem

En misschien de meest lastige stap: houd vol! Je hebt een systeem gebouwd waardoor je rommel op je werkplek te lijf gaat. Zorg er goed voor, bijvoorbeeld door in je weekafsluiting op te nemen dat je je werkplek op vrijdagmiddag altijd netjes achterlaat, zodat je maandagochtend weer fris kan beginnen.

In vijf stappen zorg je zo voor een overzichtelijke werkplek, waar je je beter kan focussen, je fijner voelt en meer voor elkaar krijgt. Makkelijk toch?

In vijf stappen zorg je voor een overzichtelijke werkplek, waar je je beter kan focussen, je fijner voelt en meer voor elkaar krijgt.